Vrijblijvende demonstratie van onze software aanvragen

Wil je weten wat Elvy voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan nu een vrijblijvende demonstratie aan!

Scan en herken.

Inkomende facturen handmatig verwerken is een tijdrovend proces. Elimineer nu deze handmatige werkzaamheden door het proces te digitaliseren en automatiseren! Hierdoor is het handmatig overtypen verleden tijd, voorkom je typfouten en heb je tijd over voor andere zaken.

Hoe werkt de scan en herken software?

  • Facturen scannen of mailboxen uitlezen
  • Facturen herkennen
  • Boeken en archiveren in de financiële administratie
  • Facturen fiatteren
  • Facturen betalen

Facturen scannen of mailboxen uitlezen

Of je nu inkoopfacturen digitaal of op papier ontvangt, alle facturen worden netjes verwerkt in Elvy. Papieren facturen kan je inscannen met de scanner van jouw organisatie. Digitale facturen, zoals PDF facturen en e-facturen (UBL/XML) worden automatisch vanuit de mailbox in Elvy geïmporteerd. Helemaal makkelijk en snel!

Facturen herkennen

Door middel van ons scan en herken systeem worden de gegevens op de factuur uitgelezen én herkent! Stel; je ontvangt een inkoopfactuur met gegevens zoals het factuurnummer, de leverancier, omschrijving en het totaalbedrag inclusief en exclusief btw, dan worden deze gegevens meegenomen bij het maken van het boekingsvoorstel. Daarnaast kan je vanuit Elvy ook ontbrekende crediteurgegevens, die herkend zijn op de factuur, direct in de financiële software bijwerken. Zo blijven je crediteurgegevens ook up-to-date!

Boeken en archiveren in de financiële administratie

Na de factuurherkenning maakt Elvy een boekingsvoorstel, dat geaccordeerd wordt door de administratief medewerker. Na akkoord op het boekingsvoorstel wordt de factuur direct geboekt in jouw boekhoudsoftware en tegelijkertijd aan de juiste fiatteurs aangeboden om de factuur te fiatteren. Elvy kan zelf de fiatteurs bepalen aan de hand van de boekingsgegevens, zoals de crediteur of kostenplaats, maar je bent ook vrij om deze zelf aan te passen. Op deze manier houd jij de controle over het factuurverwerkingsproces.

Facturen fiatteren

Heb je het digitaal fiatteren in je licentie? Dan ontvangt de betreffende fiatteur(s) per mail of de Elvy App een overzicht met facturen die gefiatteerd moeten worden. Geheel eenvoudig kan aangegeven worden of de factuur akkoord voor betaling is of niet.

Facturen betalen

Is de factuur gefiatteerd? Dan gaat de betalingsblokkade van de factuur en kan je de factuur betalen vanuit jouw financiële adminstratie.

Voordelen van scan en herken

Bespaar tijd en geld

Doordat Elvy een boekingsvoorstel maakt, voorkom je handmatige handelingen. Zo verwerk je veel sneller facturen richting de financiële administratie, tijd en dus geld besparing! Daardoor kan de focus op de core business.

Voorkom fouten

Een typefout is zo gemaakt. Doordat Elvy het boekingsvoorstel maakt en de administratief medewerker alleen een controlerende functie heeft, zorg je ervoor dat er minder fouten gemaakt worden. Zo blijft de administratie nauwkeurig bijgewerkt.

Geen fysieke archiefkasten

Papieren inkoopfacturen en fysieke archiefkasten zijn met Elvy verleden tijd. Elvy zorgt ervoor dat de factuur zowel in Elvy als achter de boeking in de financiële software gearchiveerd wordt. Zo kan je snel de factuur terugvinden.

Realtime integratie, altijd up-to-date

Elvy heeft een real-time integratie met verschillende financiële software pakketten en ERP systemen. Zo is de administratie altijd up-to-date en zit er geen vertraging in het proces.

Raak nooit meer documenten kwijt

Verwerkte inkoopfacturen kan je terugvinden in Elvy en in de financiële administratie. Fiatteer je de facturen met Elvy? Ook dan is het overzichtelijk waar facturen zich op dit moment bevinden. Zo is te allen tijde inzichtelijk waar (behandelde) facturen zich bevinden.

Zowel online als op eigen server

De factuurherkenning software van Elvy kan zowel op de online omgeving als op jouw eigen server draaien. Net wat jouw voorkeur heeft.

Facturen digitaal fiatteren

Inkomende facturen hoeven niet meer van bureau tot bureau om gefiatteerd te worden. Elvy kan automatisch a.d.h.v. boekingsgegevens de fiatteur bepalen. Fiatteren kan eenvoudig via de browser of de Elvy App. Dit stimuleert een korte doorlooptijd voor het verwerken van facturen.

Hoge mate van herkenning

Elvy heeft een hoge mate van herkenning van facturen. Uiteraard is dit ook afhankelijk van de gescande factuur, de digitale factuur, of e-factuur die je ontvangt. Met Elvy is het ook mogelijk om volledig herkende facturen geheel automatisch te verwerken, zonder menselijke handelingen. Extra tijdwinst dus!

Analyse en rapportage

Doordat je het proces digitaliseert, zijn analyses en rapportages ook gemakkelijk te maken. Van alle facturen is ook een volledige audit-trail beschikbaar. Zo houd je nog meer grip op het proces.

Functionaliteiten en mogelijkheden

  • Integratie met je ERP systeem of financiële software
  • Slim omgaan met binnenkomende emails
  • Automatische verwerking of Robotic accounting
  • Accorderen met de Elvy App

Integratie met je ERP systeem of financiële software

Elvy integreert real-time met jouw ERP systeem of financiële software. Dat betekent dat er geen vertragingen zijn! Zodra vanuit Elvy de boeking is aangemaakt, is deze direct inzichtelijk in jouw administratie. Ook kan Elvy de inkomende factuur matchen met de inkoopdata vanuit het ERP systeem. Zo verwerk je nog efficiënter facturen.

Slim omgaan met binnenkomende emails

Zorg ervoor dat inkomende facturen in een aparte mailbox terecht komen. Laat Elvy deze mailbox uitlezen, zodat handmatige handelingen niet meer nodig zijn. Zo werk je het meest efficiënt!

Automatische verwerking of Robotic accounting

Met Elvy is het mogelijk om volledig herkende facturen, zonder dat een controle nodig is te verwerken in de administratie. Ook wel automatische verwerking van facturen, of Robotic accounting genoemd. Handig bij periodieke facturen zoals huur en abonnementen. Daarnaast is het met Elvy mogelijk om inkoopdata vanuit het ERP af te stemmen op de inkomende factuur. Is er een match? Dan kan Elvy deze facturen ook automatisch verwerken!

Accorderen met de Elvy App

Het digitaal accorderen van facturen zorgt ervoor dat er geen facturen kwijtraken. De financiële administratie heeft inzichtelijk wat de status en wie de verantwoordelijke van de factuur is. Accorderen met de Elvy App zorgt ervoor dat de doorlooptijd verkort wordt. Meer informatie over het digitaal fiatteren lees je op onze website.

Ontdek onze integraties

Elvy werkt naadloos samen met veel financieel / ERP / TMS / WMS / CRM en Maatwerk systemen. Staat jouw pakket nog niet bij onze overzichten? Geen probleem! We breiden onze integraties voortdurend uit en hebben de mogelijkheid om met nagenoeg elk systeem te integreren met onze gestandaardiseerde API's. Neem gerust contact op, de kans is dan groot dat Elvy binnenkort ook met jouw systeem koppelt.

Elvy koppelt naadloos met meer dan 50 standaard, branche specifieke of maatwerksystemen Ontdek alle koppelingen