De administratief medewerker bespaart tijd, de fiatteur krijgt rust.

Toen Financial Cacaountant Kim Voermans in 2019 in dienst kwam bij Lovechock, was het factuurverwerkingsproces heel anders ingericht dan vandaag de dag. Facturen werden geprint en handmatig overgenomen in het ERP-systeem. Grip krijgen op het fiatteren van facturen was een uitdagende klus. Stapels facturen gingen niet alleen van bureau naar bureau, maar ook naar verschillende locaties. Kim wist vanuit haar ervaring bij een vorig werkgever dat het factuurverwerkingsproces een stuk efficiënter kan. Minder tijdrovend, minder foutgevoelig én duurzamer! Iets waar Lovechock met haar chocolade voor staat.

Het handmatige factuurproces

“Als ik terugkijk naar het proces van een aantal jaar geleden, was dat echt omslachtig.” begint Kim met vertellen. “Facturen werden geprint, er werd een blokstempel op geplaatst en handmatig in SAP Business One geboekt. Vervolgens ging de fysieke factuur naar de manager voor een fiat en indien akkoord kwam deze terug om in de map ‘te betalen’ te doen. Wanneer bepaalde facturen daadwerkelijk betaald moesten worden, pakte ik deze map er weer bij en zocht ik de betreffende facturen op om vervolgens handmatig in de bank te boeken. Zó veel handelingen! En dan kwam het ook regelmatig voor dat bepaalde facturen gefiatteerd moesten worden in onze fabriek in Nederland. Dan ging de fysieke stapel papier mee naar de fabriek”, vertelt Kim vol ongeloof. Dat moest anders! En al snel kwam ze met Elvy om tafel.

Digitalisering: nooit meer een factuur kwijt

Datzelfde jaar ging Lovechock over op Elvy Factuurverwerking. “Dat leverde echt heel veel op! Facturen hoeven niet meer geheel overgetypt te worden door het boekingsvoorstel dat Elvy genereert en de fiatteringsstroom is heel overzichtelijk. Daardoor ben ik nooit meer facturen kwijt, of zie ik in de opmerkingen bij de factuur dat een fiatteur bijvoorbeeld uitstaande vragen bij de leverancier heeft staan.”, vervolgt de financieel accountant. “Dit scheelt een hoop vragen op momenten dat de fiatteur misschien druk bezig is met andere zaken. Daarnaast is digitaal factureren ideaal omdat we medewerkers in het buitenland hebben. Dat werkt echt voor ons fantastisch.”

Bij Lovechock hebben ze ervoor gekozen dat Elvy automatisch de fiatteur bepaalt aan de hand van de crediteur. Dit staat vooraf ingesteld, waardoor het fiatteringsverzoek automatisch naar de betreffende fiatteur verstuurd wordt. Daarnaast hebben zij ingesteld dat er door andere medewerkers automatisch een extra fiat op de factuur vereist is, wanneer deze boven een bepaald bedrag komt. Zo komt het bedrijf niet voor onverwachte hoge uitgaven te staan.

“Met Elvy ben ik nooit meer een factuur kwijt. Alles is duidelijk weergegeven en notities zijn overzichtelijk terug te lezen.”

Niet alleen Kim als boeker is blij met de software van Elvy, ook haar collega’s die facturen fiatteren. Zij ervaren rust, doordat stapels papieren verdwenen zijn en er geen facturen kwijtraken. Daarnaast krijgen zij een melding wanneer facturen klaarstaan om te fiatteren. Dit voorkomt ook betalingsachterstanden bij leveranciers.