E-facturatie in Duitsland: wat verandert er en wat betekent dit voor jou?

Iedereen die in de financiële administratie werkt, voelt het: het factuurlandschap verandert razendsnel. Waar we een paar jaar geleden nog volop spraken over ‘scannen en herkennen’, draait het vandaag om gestandaardiseerde, elektronische data-uitwisseling. Aangejaagd door het Europese ViDA-initiatief (VAT in the Digital Age) zetten steeds meer landen de stap naar verplichte e-facturatie.

Onze zuiderburen in België hebben per 1 januari 2026 de B2B-verplichting via het Peppol-netwerk al officieel ingevoerd. Frankrijk volgt vanaf september 2026 met verplichte ontvangst en e-reporting via speciale Partner Dematerialisation Platforms (PDP’s), en Duitsland rolt de standaarden rondom XRechnung en ZUGFeRD steeds verder uit. In Nederland is factureren aan de overheid (B2G) via Peppol al jaren de norm, en zien we dat de B2B-markt in hoog tempo volgt.

Mooie ontwikkelingen, maar als we eerlijk naar de dagelijkse praktijk op de administratie kijken, zien we nog een flinke kloof. Want hoewel de toekomst digitaal en gestructureerd is, stroomt de mailbox van de meeste organisaties nog altijd vol met statische PDF-documenten, scans en soms zelfs Excel-overzichten.

Dat levert een praktisch dilemma op: wacht je af tot iedere leverancier zijn facturen netjes digitaal volgens de standaarden aanlevert, of zorg je er vandaag al voor dat je elke factuur, ongeacht het formaat, slim en automatisch op regelniveau verwerkt?

Waarom traditionele OCR je administratie niet verder helpt

Veel administraties werken al jaren met traditionele OCR (Optical Character Recognition). Dat werkt prima voor eenvoudige facturen: het systeem leest de crediteur, de factuurdatum en het totaalbedrag af en maakt daar één keurige boekingsregel van. Maar zodra facturen iets complexer worden, loopt traditionele OCR tegen zijn grenzen aan. En laten dat nou nét de facturen zijn waar je de meeste tijd aan kwijt bent:

• Periodieke verzamelfacturen: Denk aan facturen voor leaseauto’s, telecom, energie of huisvesting. Eén PDF, maar wel met tientallen regels die allemaal op een ander kenteken, project of kostenplaats geboekt moeten worden.

• Repetitief handmatig rekenwerk: Brandstoftoeslagen, afvalheffingen of staffelkortingen die je nu nog handmatig per regel moet uitsplitsen en narekenen.

• Matching met inkooporders: Goederenfacturen die je regel voor regel handmatig moet vergelijken met inkooporder- en ontvangstregels [om verschillen in prijzen en aantallen te ondervangen.

Daardoor zit je alsnog handmatig regels over te tikken en calculaties uit te voeren. Dat kost niet alleen zeeën van tijd, maar het is ook nog eens foutgevoelig.

De slimme overstap: maak van elke PDF een volwaardige e-factuur met Elvision

Om ervoor te zorgen dat je vandaag al profiteert van de voordelen van e-facturatie hebben we binnen Elvy het platform Elvision ontwikkeld. Met Elvision ben je niet afhankelijk van de manier waarop jouw leveranciers facturen aanleveren, en kun je toch direct profiteren van de voordelen die een e-factuur ook biedt.. Elvision combineert OCR met slimme AI en machine learning technologieën. Het platform fungeert als een intelligente vertaler die ongestructureerde documenten (zoals PDF's, scans, Excel en CSV) automatisch omtovert tot gestructureerde e-facturen op regelniveau.

Dat gebeurt in vijf overzichtelijke stappen:

1. Inlezen: Facturen komen automatisch binnen via verschillende kanalen in Elvy.

2. Slimme regelherkenning: De AI-engine scant niet alleen de kopgegevens, maar herkent direct alle individuele factuurregels en gegevens.

3. Mapping van data: Elvision koppelt de regels direct aan de juiste grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers of verbijzonderingen in je boekhouding.

4. Automatische validatie & calculaties: Het systeem controleert of de bedragen kloppen en voert vooraf ingestelde berekeningen uit, zoals het automatisch verdelen van toeslagen over de regels.

5. Verwerking: De complete boeking, inclusief regelspecificatie en eventuele ordermatching, staat geautomatiseerd (of met een enkele controle) klaar in je ERP- of boekhouding.

Wat levert dat op in de praktijk?

Automatisering op regelniveau is geen abstracte theorie; het levert direct meetbare tijdwinst en rust op de afdeling op. Twee herkenbare voorbeelden:

1. Van 90 regels typen naar een enkele controle (Wagenparkbeheer)

Een organisatie met een wagenpark van zo’n 90 leaseauto’s ontving maandelijks één grote verzamelfactuur van de leasemaatschappij als PDF. Voorheen betekende dit: handmatig 90 boekingsregels aanmaken, per regel het kenteken invoeren en toeslagen handmatig verdelen over de juiste kostenplaatsen.

Met Elvision worden alle 90 regels, inclusief kentekens en toeslagen, direct uit de PDF herkend en klaargezet. Wat eerst uren monotoon typewerk kostte, is nu met een paar seconden gecontroleerd en geboekt.

2. Van 35 minuten naar 30 seconden (Periodieke dienstverlening)

Bij een zakelijke dienstverlener met een wekelijkse stroom van vaste servicenota's zorgde het handmatige boekingsproces voor een wekelijkse piekbelasting. Door vaste herkennings- en calculatieregels in te richten in Elvision, daalde de wekelijkse verwerkingstijd van deze stroom van 35 minuten naar minder dan 30 seconden per cyclus.

Klaar voor de toekomst met maximale controle

Uiteindelijk gaan we in heel Europa naar volledige e-facturatie. Maar waarom zou je wachten tot de hele keten zover is? Met Elvision leg je vandaag al het fundament voor geautomatiseerde factuurverwerking op regelniveau, ongeacht hoe je leverancier zijn factuur aanlevert. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je grip op je administratieve processen.

Zien hoe dit werkt voor jouw administratie?

Benieuwd hoeveel tijd jij kunt besparen op complexe factuurstromen, verzamelnota's en andere tijdrovende facturen?

Vraag een vrijblijvende live demonstratie aan en ontdek hoe Elvy en Elvision jouw factuurverwerking moeiteloos automatiseren. 

Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht in België. Waar facturatie via Peppol bij de overheid al langer de norm is, moeten nu ook alle Belgische ondernemingen definitief afscheid nemen van de traditionele pdf-factuur. Het klinkt als een mooie stap richting volledige automatisering, maar in de praktijk bracht deze overstap heel wat uitdagingen met zich mee. We zetten de belangrijkste uitdagingen én oplossingen voor je op een rij.

Peppol in de praktijk: meer dan een vinkje zetten

Het idee achter Peppol is simpel: een veilig, gestandaardiseerd netwerk waarmee facturen als UBL direct van het ene systeem naar het andere worden verzonden. Geen handmatige invoer meer en minder fouten. Klinkt ideaal, toch? Maar in de praktijk lopen veel financiële afdelingen tegen een aantal flinke hobbels aan.

1. Verouderde software en IT-beperkingen

Veel organisaties werken nog met vertrouwde, maar oudere boekhoudsoftware of specifieke ERP-pakketten. Deze systemen kunnen vaak niet standaard koppelen aan het PEPPOL netwerk of het genereren van de vereiste UBL-formaten (zoals Peppol BIS Billing 3.0) is een uitdaging. Het volledig vervangen van je ERP is tijdrovend en kostbaar. Gelukkig is dat vaak ook helemaal niet nodig als je slimme software inzet die naadloos integreert met jouw huidige financiële pakket.

2. Vervuilde stamgegevens (Master Data)

Op het Peppol-netwerk draait alles om identificatie, via het KBO- en/of btw-nummer. Klopt het nummer van je klant of leverancier niet in jouw stambestanden? Dan kan de factuur niet worden afgeleverd. Het up to date maken van je stamgegevens is dus cruciaal, maar wel tijdrovend.

3. Geen ruimte voor fouten

Een factuur via Peppol moet aan strenge standaarden voldoen. Ontbreekt er een verplicht veld, zoals een specifiek ordernummer of een correcte btw-code? Dan weigert het netwerk de factuurdirect. Waar een menselijke collega een ontbrekend detail op een pdf nog wel handmatig kon aanvullen, zorgt een afwijzing in een volautomatisch netwerk meteen voor vertraging in de facturatie- en betaalcyclus.

4. Geen ‘zichtbare’ factuur

Een veelgehoorde frustratie op de financiële administratie: “Waar is de PDF gebleven?” Een UBL-bestand is computertaal en niet direct leesbaar voor het menselijk oog. Medewerkers en fiatteurs willen nog steeds in één oogopslag een visuele weergave van de factuur, inclusief eventuele bijlagen zoals urenstaten of leverbonnen. Het behouden van visueel overzicht en controle blijft essentieel voor een soepele goedkeuringsstroom.

5. Internationale handel

België verplicht Peppol voor binnenlandse B2B-transacties, maar jouw leveranciers uit Duitsland, Frankrijk of daarbuiten werken mogelijk met andere standaarden (zoals Factur-X of ZUGFeRD) of sturen nog gewoon een pdf. Jouw administratie moet dus moeiteloos overweg kunnen met álle binnenkomende stromen: papier, pdf én e-facturen.

Be efficient, add control: zo pak je het slim aan

Bij Elvy geloven we dat veranderingen in wetgeving juist kansen bieden om je processen slimmer in te richten. In plaats van Peppol te zien als een verplicht nummertje, kun je het inzetten om échte tijdwinst en controle te realiseren.

Eén centrale inbox voor alle formaten:

Of een factuur nu via het Peppol-netwerk als UBL binnenkomt, als pdf in de mailbox belandt of nog per post arriveert: Elvy herkent het document direct. De UBL-data wordt automatisch uitgelezen, terwijl je altijd een heldere visuele weergave behoudt.

Real-time integratie met jouw financiële software:

Elvy koppelt realtime met een breed scala aan financiële en ERP-pakketten. Hierdoor worden gegevens direct gevalideerd tegen jouw bestaande stambestanden en boekingsregels, zonder dat je je vertrouwde boekhoudpakket hoeft te vervangen.

Flexibel en digitaal fiatteren:

Zodra de factuur via Peppol binnenkomt en geboekt is, zorgt de automatische fiatteringsflow ervoor dat de juiste fiatteur via de browser of mobiele app akkoord geeft. Zo behoud je altijd de volledige controle en inzicht over wie wat heeft goedgekeurd vóórdat de betaling plaatsvindt.

Nooit meer typfouten:

Omdat Elvy de gegevens direct vertaalt naar een kant-en-klaar boekingsvoorstel, verschuift jouw rol van invoerend naar controlerend. Dat scheelt niet alleen zeeën van tijd, maar voorkomt ook kostbare fouten.

Loop jij ook tegen deze Peppol-hobbels aan?

Peppol is intussen een vaste waarde in het Belgische bedrijfsleven, maar dat betekent niet dat alles altijd van een leien dakje gaat. Loop jij in de praktijk nog tegen afkeuringen, ontbrekende pdf-weergaven of stroeve fiatteringsstromen aan? Met Elvy los je deze knelpunten eenvoudig op. Zo maak je van een verplicht netwerk een geoliede machine die jouw administratie ontzorgt.

Benieuwd hoe we jouw Peppol-stroom vlot trekken?

Neem gerust contact met ons op voor een adviesgesprek of vraag een vrijblijvende demonstratie aan!

Peppol staat opnieuw volop in de belangstelling. Niet omdat de techniek nieuw is, maar omdat e-facturatie in steeds meer Europese landen verschuift van een ‘slimme keuze’ naar een wettelijke verplichting.

Frankrijk is hiervan op dit moment het meest prominente voorbeeld. Vanaf september 2026 voert de Franse overheid gefaseerd een verplichting in voor digitale facturatie. Voor Nederlandse organisaties met Franse klanten, leveranciers of vestigingen is het essentieel om nu al te begrijpen wat dit voor jou betekent.

Wat gaat er veranderen in Frankrijk?

De Franse belastingdienst (DGFiP) voert een verplichting in voor digitale facturatie en e-reporting voor alle binnenlandse B2B-transacties tussen in Frankrijk gevestigde, btw-plichtige ondernemingen. Dit proces verloopt via een strakke planning:

• 1 september 2026: Alle Franse ondernemingen moeten e-facturen kunnen ontvangen. Grote ondernemingen en ETI’s (tussenbedrijven) moeten vanaf deze datum ook verplicht e-facturen verzenden.

• 1 september 2027: De verplichting om e-facturen te verzenden geldt vanaf nu voor alle ondernemingen, inclusief het mkb en zelfstandige.

De rol van Peppol versus Franse compliance

Hoewel Peppol het voorkeursnetwerk is voor internationale interoperabiliteit, is er in Frankrijk een belangrijke nuance. Voor de wettelijke compliance is het gebruik van een erkend platform — een zogenaamd Plateforme Agréée (PA) — of het centrale overheidsportaal (PPF) vereist.

Peppol fungeert hierbij als de verbindende infrastructuur tussen deze erkende platforms. Dat betekent dat alleen aangesloten zijn op een Peppol Access Point niet automatisch voldoende is om aan de Franse wetgeving te voldoen; de oplossing die je gebruikt moet specifiek zijn ingericht op de Franse standaarden en rapportageverplichtingen.

De Franse aanpak maakt onderdeel uit van een bredere Europese beweging. Met VAT in the Digital Age (ViDA) werkt de Europese Unie toe naar meer digitale btw-rapportage en meer gestandaardiseerde e-facturatie. Frankrijk laat goed zien wat dit in de praktijk betekent: e-facturatie wordt steeds minder een vrijblijvende digitaliseringsstap en steeds meer een onderwerp van compliance.

Waarom dit nu al relevant is voor jouw finance team

Je vraagt je misschien af: waarom is dit nu al relevant voor mijn organisatie in Nederland? Er zijn drie belangrijke redenen:

Internationale keten: Heb je Franse leveranciers? Dan zul je vanaf september 2026 e-facturen van hen ontvangen in specifieke formaten (zoals Factur-X of UBL). Jouw administratieve proces moet hierop zijn ingericht om deze facturen automatisch en foutloos te kunnen verwerken.

Franse vestigingen: Heeft jouw organisatie een vestiging in Frankrijk? Dan valt deze direct onder de nieuwe wetgeving. Het is cruciaal om op tijd te controleren of jouw huidige facturatie- en ERP-software de koppeling met een Plateforme Agréée ondersteunt.

Toekomstige standaarden: De ontwikkelingen in Frankrijk staan niet op zichzelf. Ze maken deel uit van een bredere Europese beweging (zoals het ViDA-initiatief) om btw-fraude te bestrijden en administratieve lasten te verlagen door standaardisatie.

Hoe bereid je je voor?

De overgang naar verplichte e-facturatie vraagt meer dan alleen een technische koppeling. Het gaat ook over de kwaliteit van je stamdata en de inrichting van je workflow.

• Breng je stromen in kaart: Hoeveel facturen verstuur of ontvang je van en naar Franse entiteiten?

• Check je software: Elvy is volledig Peppol-compliant, ook voor Frankrijk. Daarmee is de ontvangst van gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk voor je geregeld.

• Evalueer je datakwaliteit: E-facturatie werkt alleen optimaal als gegevens zoals btw-nummers en KvK-gegevens (SIREN/SIRET in Frankrijk) 100% correct in je systeem staan.

Wat Elvy voor je doet met e-facturen

De veranderingen in Frankrijk maken één ding duidelijk: e-facturatie gaat niet alleen over het versturen van een factuur. Het gaat vooral om wat er daarna gebeurt in je financiële proces.

Met Elvy ontvang en verwerk je e-facturen vanuit één vertrouwde omgeving. Facturen die via Peppol binnenkomen, zijn direct beschikbaar in Elvy Factuurverwerking. Vervolgens kun je deze automatisch laten verwerken, net als facturen die je per e-mail ontvangt.

Elvy helpt je onder andere met:

• Het automatisch herkennen en classificeren van factuurgegevens;

• Het transformeren van leveranciersdata op de factuur naar jouw boekhouddata;

• Het matchen van facturen met bestellingen, ontvangsten en verplichtingen;

• Het verwerken van facturen naar de juiste boeking in je administratie;

• Het automatisch starten van de juiste fiatteringsworkflow;

• Een compleet digitaal archief en audit trail per factuur;

Zo houd je grip op je inkomende factuurstroom, ook wanneer leveranciers steeds vaker gestructureerde e-facturen versturen. Je werkt efficiënter, voorkomt handmatig overtypen en hebt beter zicht op de status van elke factuur.

Klaar voor internationale e-facturatie

De ontwikkelingen in Frankrijk laten zien dat e-facturatie in Europa snel volwassen wordt. Voorbereid zijn betekent niet alleen dat je aan toekomstige verplichtingen kunt voldoen. Het betekent ook dat je finance team slimmer, sneller en met meer controle kan werken.

Heb je te maken met Franse leveranciers, klanten of entiteiten? Dan is dit een goed moment om je factuurstromen, software en stamdata onder de loep te nemen. Elvy helpt je om e-facturen centraal te ontvangen en slim te verwerken, zodat je klaar bent voor de volgende stap in digitaal factureren.

Wil je eerst meer weten over de basis van Peppol? Lees dan ook onze blog: Wat is Peppol en waarom is het relevant voor finance teams?

Maak je administratie compleet: Elvy ondersteunt nu ook jouw uitgaande factuurstroom via Peppol. Voor meer informatie kun je altijd een vrijblijvend gesprek met ons inplannen via verkoop@elvy.nl. 

OCR software, dat staat voor Optical Character Recognition-software, komen we regelmatig tegen. Het vereenvoudigd veel bedrijfsprocessen in diverse sectoren. Maar wat is het precies en hoe kan je het toepassen?

Wat is OCR software?

OCR software is een technologie die wordt gebruikt om gedrukte tekst op afbeeldingen of documenten om te zetten in machine-leesbare tekst. Hierdoor kun je eenvoudig teksten van afbeeldingen of hard copy documenten kopiëren, zoekopdrachten plaatsen, of voor andere doeleinden inzetten. Handig voor als je grote stapels documentatie wil omzetten naar een digitaal archief. Maar dit is de basis van OCR technologie. Tegenwoordig vind je deze toepassing al bij diverse scanners. Wil je ORC software toepassen voor bijvoorbeeld Factuurverwerking (of Scan en Herken software), dan heb je Slimme OCR software nodig.

Wat is slimme OCR Software?

Slimme OCR Software gaat nog een stuk verder dan alleen het omzetten van een afbeelding naar een bewerkbaar document. Deze software herkent daadwerkelijk de relevante informatie op een document. Heb je het over factuurverwerking, dan herkent de software factuurnummers, datums, bedragen, leveranciersgegevens en andere essentiële informatie uit de factuur. De technologie kan deze gegevens herkennen, door de wijze waarop dit op de factuur staat. Maar daarnaast kan slimme OCR Software nog meer geavanceerde technologieën bevatten. Bijvoorbeeld ingebouwde validatieregels, om ervoor te zorgen dat de gegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens uit jouw financieel systeem.

Geschiedenis van OCR-technologie

Als we de geschiedenisboeken mogen geloven, ontstond rond 1950 al de eerste vormen van OCR. Een Amerikaanse uitvinder ontwikkelde toen al machine leesbare lettertypen dat de basis is voor latere OCR systemen. In de tussentijd is dit door verschillende uitvinders verder doorontwikkeld. Kijken we naar de toepassing van OCR voor de financiële administratie, ontstond in 1990 software dat toegepast is de financiële wereld. De systemen verbeterden aanzienlijk in nauwkeurigheid.

Het belang van OCR software in de moderne wereld

Nu zijn OCR tools niet meer weg te denken. Veel bedrijfsprocessen werken een stuk efficiënter doordat gedrukte documenten snel omgezet worden naar digitaal bewerkbare documenten. Het draagt in de moderne wereld aanzienlijk bij aan de verbetering van informatieverwerking, automatisering van processen en de verschuiving naar een meer digitale en verbonden samenleving. Het blijft een essentiële technologische tool in uiteenlopende industrieën en toepassingsgebieden.

Hoe werkt OCR software?

Je hebt een document dat is omgezet naar een digitaal bewerkbaar document door OCR Software. Maar hoe gaat zoiets in zijn werking? In de basisfase wordt door de software de pixels van de afbeelding omgezet in tekstblokken. Vervolgens gebruikt de software patroonherkenning en machine learning om de vorm en structuur van karakters te identificeren, waardoor het in staat is om letters en cijfers te onderscheiden. Belangrijke factoren die van invloed zijn op de prestaties van OCR toepassingen zijn de kwaliteit van de invoer (de documenten), de nauwkeurigheid van de gebruikte algoritmen en de trainingsgegevens die zijn gebruikt om het OCR-systeem te ontwikkelen. De herkenning van een gekreukt en vervaagd bonnetje, zal een stuk minder zijn dan van een digitaal gegenereerd document.

Toepassingen van OCR software

OCR-software heeft verschillende toepassingen in diverse sectoren en industrieën. Van de zorg tot de financiële sector. We lichten twee voorbeelden toe van toepassingen van OCR software in de (financieel) administratieve administratie

Automatische gegevensinvoer bij factuurverwerking

Wil je facturen snel verwerken in de financiële administratie? Dan is OCR software niet weg te denken uit je factuurverwerkingsproces. Door middel van deze software worden gegevens op de factuur herkent. Met factuurverwerkingssoftware kan door deze techniek een boekingsvoorstel gemaakt worden voor de financieel administratief medewerker. Dit voorkomt typefouten en werkt een stuk efficiënter. Zo krijgt de medewerker een controlerende functie, in plaats van een invoerende functie.

Doorzoekbaar archief

Heb jij nog archiefkasten voor documentatie? Laat deze documenten digitaliseren met OCR software. Wanneer je hard copy documentatie met OCR software digitaliseert, worden ze doorzoekbaar en bewerkbaar. Dit is handig bij het digitaliseren van archieven en het efficiënt beheren van documenten. Zo is het eenvoudig terugzoeken op basis van de inhoud van de documentatie. Weg dus met die fysieke archiefkasten!

Voordelen van OCR software

Waarom maken veel organisaties gebruik van deze software? Er zijn diverse mogelijkheden en daardoor voordelen. Maar we kunnen zeggen dat OCR software over het algemeen bijdraagt aan de verbetering van processen, het verhogen van de productiviteit en het ondersteunt organisaties bij het benutten van de waarde van informatie die is opgeslagen. De belangrijkste splitsen we hier uit:

Tijdsbesparing en efficiëntie

We beginnen maar direct met het belangrijkste voordeel: Tijdsbesparing en efficiëntie. Door OCR software in te zetten, ‘leest’ de software de tekst voor jou en hoef je dit niet handmatig over te nemen of in te zoeken. Zo kan je de tekst gemakkelijk kopiëren, een zoekopdracht plaatsen, of de software maakt voor jou al automatisch een tekstvoorstel. En dat gaat toch echt een stuk sneller!

Snellere doorlooptijd

Bedrijven die OCR gebruiken voor de inzet van Factuurverwerking, hebben een stuk snellere doorlooptijd van het verwerken van facturen. Er kunnen tenslotte meer facturen verwerkt worden doordat dit een stuk efficiënter gaat. Snellere verwerking zorgt voor snellere betalingen aan leveranciers en kan eventuele boetes voor te late betaling verminderen.

Zoekbaarheid en toegankelijkheid

OCR maakt het mogelijk om gedrukte documenten, zoals papieren archieven, snel te digitaliseren. Dit vergemakkelijkt de opslag, doorzoekbaarheid en toegankelijkheid van informatie. Niet meer bladeren door stapels documenten, maar door een eenvoudige zoekopdracht zoekt de software door alle documentatie. Met een lijst documentatie die jouw zoekterm bevatten.

Nauwkeurigheid en vermindering van fouten

Moderne OCR-systemen hebben een hoge herkenningsgraad bij het herkennen van tekens. Dit vermindert de kans op menselijke fouten die vaak optreden bij handmatige gegevensinvoer.

Factoren om te overwegen bij het kiezen van OCR software

Dat OCR-software veel kan opleveren is je waarschijnlijk wel duidelijk. Maar waar moet je op letten wanneer je hiermee aan de slag gaat?

Documenttypes

Inventariseer de type documenten die je wil verwerken. Sommige OCR software is gespecialiseerd in specifieke documenttypes, zoals facturen, formulieren of boeken. Wil jij handgeschreven teksten digitaliseren met OCR software? Informeer dan eerst of de software ook handgeschreven teksten kan herkennen.

Nauwkeurigheid van tekstherkenning

De nauwkeurigheid van OCR-software varieert. Het is belangrijk om software te kiezen die hoge nauwkeurigheid biedt. Hiermee gaat de software het jou alleen maar makkelijker maken. Wordt de software bijvoorbeeld regelmatig geüpdatet?

Prijsmodellen

Overweeg de kosten van de OCR software, inclusief licentiekosten, eventuele abonnementskosten en eventuele bijkomende kosten voor ondersteuning of upgrades. Of het de investering waard is, ligt waarschijnlijk aan het aantal of de mate van complexiteit van de documenten dat je wil verwerken.

Gebruiksvriendelijkheid

De interface van de OCR-software moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, vooral als het door verschillende gebruikersgroepen binnen een organisatie wordt gebruikt. Vraag gerust een demonstratie aan bij een leverancier om de gebruiksvriendelijkheid van de software te ervaren.

Snelheid van verwerking

De snelheid waarmee de OCR software documenten kan verwerken, is belangrijk, vooral bij grootschalige toepassingen. Snelle verwerkingstijden kunnen de algehele efficiëntie van jouw workflow verbeteren.

Conclusie

OCR software heeft zo zijn voordelen in jouw financieel administratieve processen in deze moderne wereld. Veel bedrijfsprocessen werken een stuk efficiënter en zijn ook een stuk toegankelijker. Laat ge-ocr’de facturen matchen met jouw inkoopdata en/of digitaal fiatteren! Wij geven graag een demonstratie over onze software. Wie weet vereenvoudigd het ook jouw bedrijfsprocessen, kan je handmatige processen automatiseren en heb je tijd voor je core business!

In de zomer denken we aan zon, zee, strand en vakantie. Binnen organisaties betekent die periode vaak ook een lagere bezetting, tijdelijke vervanging en collega’s die werkzaamheden van elkaar overnemen. Juist dan is het belangrijk om financiële processen en controles goed ingericht te hebben.

Bij fraude wordt vaak gedacht aan externe partijen die een nepfactuur sturen of een bankrekeningnummer op een factuur aanpassen. Dat risico bestaat zeker, maar de grootste frauderisico’s bevinden zich vaak binnen de eigen organisatie. Denk aan medewerkers die facturen aanmaken of laten uitbetalen aan zichzelf, ongewenste wijzigingen doorvoeren in leveranciersgegevens of misbruik maken van rechten binnen het financiële proces. Ook spookfacturen vormen een risico, maar fraudepreventie gaat verder dan alleen het herkennen van een onjuiste factuur. Een goede interne inrichting en duidelijke controles zijn minstens zo belangrijk.

Een sterke basis met toegangsbeheer en rechtenscheiding

Fraudepreventie begint met inzicht in wie welke handelingen mag uitvoeren. Met toegangsbeheer in Elvy kun je gebruikers alleen toegang geven tot de onderdelen en acties die nodig zijn voor hun functie. Daarnaast helpt rechtenscheiding om kritische handelingen over meerdere personen te verdelen. Zo voorkom je dat één medewerker zelfstandig een leverancier kan aanmaken, stamgegevens kan wijzigen, een factuur kan verwerken én deze kan laten goedkeuren. Door deze verantwoordelijkheden te scheiden, verklein je de gelegenheid voor fraude aanzienlijk. Dit is niet alleen belangrijk tijdens vakantieperiodes, maar vormt het hele jaar door een belangrijke basis voor een betrouwbaar financieel proces.

Controleer wijzigingen in crediteurstamgegevens

Een wijziging in crediteurstamgegevens, zoals een aangepast bankrekeningnummer, kan grote gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk dat deze wijzigingen niet onopgemerkt blijven. In Elvy kun je wijzigingen die tijdens de factuurverwerking worden gedaan registreren en bewaken. Wanneer een relatie wordt aangemaakt of gewijzigd, krijgt een aangewezen medewerker hiervan een taak in ElvyWeb. In het paneel met de omschrijving Beschrijving is zichtbaar of het om een nieuwe relatie of om een wijziging van een bestaande relatie gaat. Hierdoor kan een tweede medewerker beoordelen of de wijziging terecht is. Bijvoorbeeld, wanneer een bankrekeningnummer van een leverancier is aangepast. Zo ondersteun je het vier-ogen-principe en zorg je dat belangrijke wijzigingen gecontroleerd worden voordat zij tot een ongewenste betaling kunnen leiden.

Slimme controles op facturen

Ook facturen zelf verdienen natuurlijk aandacht. Elvy kan controleren of het bankrekeningnummer op een inkomende factuur overeenkomt met het rekeningnummer dat is vastgelegd op de leverancierskaart in de administratie. Bij een afwijking ontstaat er een belangrijk signaal om de factuur en de leveranciersgegevens nader te controleren. Dat helpt bij het voorkomen van externe fraude, maar ook als een extra controle wanneer iemand intern een wijziging probeert door te voeren die niet klopt.

Zorg voor inzicht en aantoonbaarheid

Goede fraudepreventie draait om meer dan alleen het blokkeren van afwijkingen. Het gaat ook om inzicht in handelingen, duidelijke verantwoordelijkheden en een proces dat controleerbaar is. Met de juiste inrichting van rollen, rechten, fiatteringsstromen en controles creëer je meerdere controlemomenten. Zo wordt het lastiger om ongewenste handelingen uit te voeren en eenvoudiger om afwijkingen tijdig te signaleren. Elvy helpt je om grip te houden op jouw financiële proces. Niet alleen door verdachte facturen te herkennen, maar juist ook door interne processen zorgvuldig en controleerbaar in te richten.

AI is momenteel een hot topic in vrijwel iedere branche: hoe kunnen we ons werk efficiënter en makkelijker maken? Ook de finance-afdeling van menig bedrijf zal zich het hoofd breken hoe AI het beste toegepast kan worden in de administratie.

Wat heel vaak over het hoofd gezien wordt: is AI wel het juiste antwoord voor onze vragen op dít moment? Is onze financiële administratie wel volwassen genoeg om de vruchten te gaan plukken van een investering in AI? Die vragen zouden meer finance-managers zichzelf mogen stellen, voordat ze heel veel geld steken in AI-implementaties die niet van de grond komen. De hoofdfocus blijft nog steeds: automatisering, maar daar is vaak nog een wereld te winnen binnen de huidige mogelijkheden van systemen.

Begrijp ons niet verkeerd. Ook bij Elvy zien we de toegevoegde waarde van de inzet van AI in onze oplossingen en passen we dit meer en meer toe. Daarnaast signaleren we echter ook dat veel organisaties daar eigenlijk nog niet klaar voor zijn én de eerste echte optimalisatieslagen ergens anders liggen.

Op papier geautomatiseerd, in de praktijk nog steeds handmatig

Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren flinke stappen gezet in digitalisering. Een modern ERP of financieel pakket, facturen die digitaal binnenkomen, een dashboard met real-time inzicht. Op papier lijkt de financiële administratie geautomatiseerd. In de praktijk zie je nog steeds medewerkers die elke dag handmatig schakelen tussen systemen. Meerdere schermen open; steeds knippen plakken; soms toch nog maar even iets printen omdat je meerdere gegevens langs elkaar moet leggen.

We zien dit met name bij bedrijven die naast het financiële pakket nog een apart systeem gebruiken voor inkooporders, zoals bijvoorbeeld een TMS voor transportdata, een WMS voor voorraadbeheer, een reserveringssysteem, een (branchespecifiek) maatwerksysteem, etc. Systemen met een eigen functie en data, maar die niet van nature met je financiële administratie praten. Gevolg: toch nog veel interventie door de financieel medewerker. Denk aan facturen die handmatig worden vergeleken met inkooporders uit een ander systeem. Fiatteringsslagen die eigenlijk overbodig zijn, maar toch worden doorlopen, omdat de workflow daar op ingesteld staat. Facturen die blijven liggen omdat de juiste persoon ze niet heeft gezien. Betalingen die doorgaan zonder dat iemand heeft goed- of afgekeurd. En dat brengt ook voorkombare menselijke fouten met zich mee.

Wat gaat AI binnen een van je systemen dan daadwerkelijk opleveren? Je zult nog steeds handmatig informatie van het ene naar het andere systeem moeten brengen. Je tijdswinst als gevolg van een AI-implementatie zal daarmee ook redelijk verwaarloosbaar zijn.

Verborgen kosten van handmatig schakelen

Wat (onnodig) handmatig werk oplevert aan kosten, wordt zelden uitgerekend. Maar het loopt harder op dan de meeste managers denken. Een factuur die handmatig wordt verwerkt kost gemiddeld meerdere minuten aan uitzoekwerk. Vermenigvuldig dat met honderden of duizenden facturen per maand, en je hebt al snel een aanzienlijk deel van een fte dat opgaat aan werk dat geen enkele toegevoegde waarde levert. Werk dat bovendien foutgevoelig is, zoals een verkeerd overgetypt bedrag, een gemiste afwijking, een goedkeuring die ergens in een mailbox bleef hangen.

Daar komen de indirecte kosten nog bij. Facturen die te laat worden goedgekeurd, waardoor betalingskortingen verlopen. Betalingen die doorgaan zonder dat de juiste persoon ze heeft goedgekeurd, met alle financiële en juridische risico's van dien. Leveranciers die nabellen omdat een factuur onopgemerkt bleef liggen. En de eindejaarcontrole van de accountant die langer duurt dan nodig, omdat het dossier niet op orde is.

Deze kosten staan nergens op één plek in de boeken. Ze verstoppen zich in uren, in fouten, in gemiste kansen. Daarom worden ze zo lang genegeerd. De oplossing? Die ligt niet in meer mensen of betere controles, maar gaat een laag dieper.

Het fundament waarop je kunt bouwen

Misschien onbewust houden bedrijven de grootste bottleneck in stand op hun financiële afdeling: niet weten of niet onderzoeken of hun systemen met elkaar kunnen gaan praten. Een vaak gehoorde aanname is dan ook “we hebben nu eenmaal meerdere systemen, en die praten nu eenmaal niet met elkaar. Dat is onze situatie. Daar leven we mee.”

Maar die aanname klopt niet. De technologie om systemen met elkaar te laten communiceren bestaat, is bewezen en levert meetbare resultaten op. Resultaten die veel concreter en voorspelbaarder zijn dan wat de meeste AI-tools op dit moment beloven.

Wie de eerste stap zet om systemen te verbinden, data te laten stromen en processen écht te automatiseren, heeft niet alleen direct voordeel. Die legt ook het fundament waarop AI wél zinvol kan worden ingezet. Want AI presteert alleen goed op schone, gestructureerde, volledig geautomatiseerde data. Zolang een medewerker de brug slaat tussen twee systemen, heeft AI niets om op te bouwen.

De concrete baten van een automatiseringsslag: het verhaal van De Jong Intra Vakanties

De Jong Intra Vakanties, een van de meest ervaren touroperateurs van Nederland, verwerkt jaarlijks zo'n 70.000 facturen van ruim 3.000 verschillende leveranciers. In de zomermaanden juli en augustus lopen die aantallen op tot 15.000 facturen per maand, terwijl de bezetting juist lager is.

Hoe het er vroeger uitzag? Facturen handmatig registreren, alles uitprinten, archiveren in mappen. Twee systemen die elk hun eigen data hadden en niet met elkaar spraken. Veel uitzoekwerk, veel handmatige stappen, weinig grip.

Na de implementatie van Elvy, inclusief een koppeling met hun branchespecifieke reserverings- en kostprijssysteem TISS, ziet het proces er fundamenteel anders uit:

• 65% van alle facturen wordt nu automatisch verwerkt.

• Facturen die binnen de marges vallen, hoeft niemand meer handmatig te bekijken.

• De eindejaar controle van de accountant is meerdere dagen korter geworden.

• En het team voor factuurcontrole is teruggebracht van vier naar drie FTE

• Geen AI-implementatie, maar simpelweg het resultaat van systemen die met elkaar praten.

Lees het volledige verhaal van De Jong Intra Vakanties: [LINK NAAR DJIV CASE]

Denk in mogelijkheden, niet in beperkingen

Wat we van de casus De Jong Intra Vakanties kunnen leren, is een verschuiving in denken. Niet: “we hebben nu eenmaal meerdere systemen”, maar: “wat is er mogelijk als die systemen samenwerken?” Die vraag leidt tot verrassende antwoorden. Want er is meer mogelijk dan de meeste bedrijven vermoeden.

De basis van geautomatiseerde factuurverwerking is three-way matching: het automatisch afstemmen van bestelling, ontvangst en factuur. Staan die drie datapunten allemaal in je ERP of financieel pakket? Dan werkt dit al en heb je alleen Elvy Factuurverwerking nodig. Staat een deel van die data in een extern systeem, zoals een TMS, WMS of branchespecifiek maatwerksysteem? Dan ontbreekt er een schakel. Zonder die schakel blijft matching handmatig werk, hoe goed je ERP ook is.

Lees meer over three-way matching [Link naar Three-way matching — Elvy]

Standaardintegraties werken voor de meestgebruikte ERP- en financiële pakketten. Elvy integreert standaard met:

[Carrousel: AccountView · AFAS · Axerrio · eAccounting · ECI Bemet · ECI Financials · ECI Inventive · Exact Globe · Exact Online · Klipboard · KING Software · Microsoft Dynamics 365 Business Central · MKG · Multivers / Boekhoud Gemak · Odoo · SAP Business One · SnelStart · Visma.net]

Staat jouw systeem hier niet tussen? Dan is dat geen eindpunt, dat is het beginpunt van een ander gesprek.

De Third Party Integratie maakt het mogelijk om Elvy te koppelen aan elk extern systeem: een TMS, WMS, reserveringssysteem, of volledig maatwerk. Via een API haalt Elvy de relevante data op uit dat externe systeem (inkooporders, ontvangstbevestigingen, ritgegevens, kostprijzen) en matcht die automatisch met binnenkomende facturen.

Dat betekent in de praktijk:

• Automatisch matchen van facturen tegen data uit je externe systeem, zonder handmatig schakelen

• Auto-fiatteren van facturen die binnen de marges vallen (overbodige fiatteringsslagen vervallen)

• Auto-doorboeken van facturen die 1-op-1 matchen, zonder tussenkomst van een medewerker

• Real-time audit-trail zodat je op elk moment grip hebt op waar een factuur zich in het proces bevindt

• Geen migratie of systeemvervanging: Elvy praat gewoon met wat je al hebt

De integratie kan volledig door Elvy worden opgezet en beheerd. Voor technische teams die zelf de regie willen houden, is de API ook direct beschikbaar.

→ Bekijk alle mogelijkheden van de Third Party Integratie: [LINK NAAR TPI PAGINA]

Geen extern systeem, maar wel goederenfacturen?

Dan is er mogelijk ook binnen je huidige omgeving nog een automatiseringsslag te maken. Goederenfacturen kunnen automatisch worden gematcht met bestellingen en ontvangsten uit je ERP systeem, zonder extra systeem of koppeling. Neem contact op met je klantsuccesmanager om te kijken wat er al mogelijk is.

→ Plan een gesprek in [Bookingstool]

Wanneer ga jij aan de slag met automatiseren?

Bedrijven die vandaag nog handmatig facturen verwerken omdat hun systemen niet met elkaar praten, lopen niet persé achter op technologie. De tools bestaan, en de integratiemogelijkheden ook. De resultaten zijn bewezen. De vraag is dus: wanneer ga jij aan de slag met het integreren van systemen en automatiseren?

AI is zeker onderdeel van de toekomst, maar AI bouwt voort op een fundament. Zolang dat fundament er niet ligt, voeg je laag op laag toe aan een proces dat onder de streep nog steeds handmatig is. De automatiseringsslag die écht verschil maakt, begint niet met een prompt. Het begint met de vraag: praten onze systemen met elkaar?

Zijn je systemen gekoppeld, je facturen worden automatisch gematcht en je hebt grip op de data, dan is het tijd om wél te gaan focussen op slim omgaan met data met behulp van AI. Denk aan het automatisch signaleren van afwijkingen in factuurpatronen, het voorspellen van cashflow op basis van historische data, of slimme suggesties voor het optimaliseren van je goedkeuringsflow. Mogelijkheden die alleen werken als de data eronder schoon, gestructureerd en geautomatiseerd is.

Wil je weten hoe jij aan de slag kan met automatiseren?

📅 Webinar voor klanten: Haal meer uit Elvy door de Third Party Integratie

Al klant bij Elvy? In dit webinar laten we zien welke automatiseringsopties je mogelijk nog niet benut, inclusief de Third Party Integratie.

[Aanmelden — link volgt]

📅 Webinar voor niet-klanten: Van handmatig naar geautomatiseerd

(Nog) geen klant van Elvy? Dit webinar is voor financieel managers en directeuren die willen begrijpen wat geautomatiseerde factuurverwerking voor hun organisatie kan betekenen.

[Aanmelden — link volgt]

💬 Liever direct een vraag stellen? Spreek met een van onze experts.

[Plan een gesprek in de bookingtool]

🖥️ Zelf zien hoe het werkt? Vraag een demonstratie aan.

Demonstratie aanvragen

Je organisatie groeit. Dat is goed nieuws – het betekent meer klanten, meer kansen en een bloeiend bedrijf. Maar met die groei neemt ook de stroom aan documenten toe. Inkomende en uitgaande facturen, contracten, declaraties… en al die informatie moet verwerkt worden. De finance-afdeling krijgt het drukker, terwijl de krapte op de arbeidsmarkt het lastig maakt om extra collega’s te vinden.

Het gevolg? De werkdruk stijgt en personeelstekort ligt op de loer. Gelukkig is er een oplossing die niet alleen verlichting biedt, maar ook ruimte creëert voor verbetering: slimme automatisering.

Met de juiste digitale ondersteuning houd je grip op je processen. Je voorkomt fouten, bespaart tijd én maakt het werk leuker voor je team. In deze blog laten we zien hoe je met slimme automatisering je financiële afdeling wendbaar houdt, zelfs als het werk toeneemt en het lastig is om extra mensen te vinden.

Meer bereik met minder moeite

Finance draait om precisie. Maar als de werkdruk stijgt en er te weinig handen beschikbaar zijn, groeit de kans op fouten en uitval. Vaak merk je dat direct: vertragingen in betalingen, fouten in de administratie en een toenemende druk op het team.

Handmatig verwerken van facturen kost simpelweg veel tijd. Medewerkers besteden uren aan het overtypen van gegevens, het matchen van facturen met inkooporders en het volgen van goedkeuringsprocedures. Ondertussen ligt het risico op invoerfouten, dubbele betalingen en gemiste kortingen voortdurend op de loer – en dat kost niet alleen geld, maar ook onnodig veel kostbare tijd.

Zonder automatiseringssoftware wordt het bovendien lastig om grip te houden op je financiële positie. Vragen zoals:

• Welke betalingen staan nog open?

• In welke fase van het goedkeuringsproces zitten facturen?

• Hoe staat het met onze actuele cashflow?

• Die vragen zijn dan niet eenvoudig te beantwoorden. Terwijl snel en volledig inzicht juist essentieel is om goed te kunnen sturen.

En iedereen voert taken nét iets anders uit. Dat maakt processen kwetsbaar voor fouten en leidt sneller tot inconsistenties. Bovendien ontstaan er vaak bottlenecks als facturen langs meerdere afdelingen of personen moeten voor goedkeuring. Het gevolg: langere doorlooptijden, frustratie bij collega’s én vertragingen richting klanten en leveranciers.

Slimme digitalisering: jouw sleutel tot efficiënte finance

De ontwikkelingen in digitale technologie gaan razendsnel. Goed nieuws, want juist binnen finance liggen er volop kansen om werk slimmer, sneller en makkelijker te maken. Steeds meer stappen en deelprocessen zijn vandaag de dag uitstekend te automatiseren. Zo kun je eenvoudig opschalen zonder extra druk op je team, terwijl je processen betrouwbaarder en consistenter worden uitgevoerd.

Automatiseringssoftware werkt onvermoeibaar door, dag in dag uit, en doet precies wat jij ervan verwacht – mits je de technologie goed implementeert. Daarom is een doordachte aanpak essentieel om echt alles uit slimme automatisering te halen.

1. Laat je goed adviseren
Verken de mogelijkheden in de markt en vraag deskundig advies. Zo krijg je inzicht in welke tools, technologieën en functionaliteiten beschikbaar zijn, en vooral: welke oplossingen écht goed passen bij jouw bestaande IT-landschap, processen en de manier waarop je team werkt. Vaak ontdek je onderweg ook extra voordelen die je vooraf misschien niet eens had overwogen.

2. Kijk kritisch naar je processen
Een succesvolle digitalisering begint bij een scherpe analyse van je huidige werkwijze. Waar liggen de grootste knelpunten? Welke handmatige taken kosten onnodig veel tijd of leiden tot fouten? En wat wil je bereiken: tijdswinst, kostenbesparing, meer werkplezier? Door helder je doelen te formuleren, maak je gerichte keuzes die direct impact hebben.

3. Vergeet je medewerkers niet
Nieuwe technologie vraagt om nieuwe routines. Door medewerkers actief mee te nemen in de veranderingen – bijvoorbeeld via workshops, trainingen en inspirerende kennissessies – vergroot je de betrokkenheid en benut je het volledige potentieel van je nieuwe systemen. De mens achter de knoppen blijft immers net zo belangrijk als de techniek zelf.

Slim en zorgeloos facturen verwerken? Zo werkt dat in de praktijk

Iedere organisatie krijgt ermee te maken: facturen verwerken. En hoewel je daarbij natuurlijk streeft naar overzicht, snelheid en foutloos werken, blijkt de praktijk vaak anders. Steeds minder bedrijven volgen nog een traditionele route, waarbij digitale facturen als pdf binnenkomen in de mailbox, worden uitgeprint, handmatig gecontroleerd en vervolgens per post of e-mail door de organisatie circuleren voor goedkeuring. Pas na een aantal handmatige tussenstappen worden ze geboekt en betaald.

Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook het risico op fouten, achterstanden en frustratie. Gelukkig ervaren de meeste bedrijven al dat dit anders en een stuk slimmer kan.

Met een digitaal facturatieproces bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar win je ook aan grip en betrouwbaarheid. De software doet het zware werk: ze leest automatisch je mailbox uit, herkent de relevante factuurgegevens en matcht die met de informatie uit je boekhoudsysteem. Klopt alles? Dan worden facturen automatisch of met één druk op de knop geboekt. In de tussentijd bewaakt het systeem het goedkeuringsproces met een automatische blokkade, die pas verdwijnt zodra de factuur is geaccordeerd in het digitale portaal. Niet meer printen, geen rondslingerende facturen, niet onnodig bellen of mailen. Gewoon overzicht, zekerheid en snelheid.

Wat levert dit op?

1. Altijd inzicht en controle
Inkomende facturen worden direct verwerkt en zijn realtime inzichtelijk. Je administratie is altijd up-to-date en je weet precies welke facturen nog in behandeling zijn.

2. Meer tijd voor wat echt telt
Overtypen is verleden tijd. De software herkent de gegevens op de factuur en stelt automatisch een boeking voor. Minder handwerk = minder kans op fouten.

3. Nooit meer zoeken in ordners
Alle facturen worden digitaal gearchiveerd in een overzichtelijk systeem. Altijd terug te vinden, waar je ook bent – zonder volle kasten of verloren bonnen.

4. Betrouwbare controle
Het systeem herkent of een factuur al eerder verwerkt is, en checkt automatisch of het rekeningnummer klopt met wat in je ERP- of boekhoudsysteem staat. Zo voorkom je spookfacturen of dubbele betalingen.

5. Flexibel in factuurstromen
Ontvang je pdf-facturen, XML of UBL e-facturen per e-mail? Sturen jouw leveranciers e-facturen al over PEPPOL? Geen probleem. De software verwerkt moeiteloos verschillende formaten en stroomlijnt alles in één digitaal proces.

In mijn vorige blog, ‘Contractadministratie bij veel organisaties een kwetsbare factor’, besprak ik de valkuilen waarmee veel MKB-bedrijven te maken krijgen wanneer hun contractadministratie niet goed georganiseerd is. In dit blog geef ik een praktisch stappenplan om je contractbeheer effectiever te organiseren.

Waarom je jouw contractadministratie wilt optimaliseren

Een geoptimaliseerde contractadministratie geeft inzicht in de contracten die je bent aangegaan en biedt de slagkracht om contracten beter te beheren. Zo bespaar je tijd, vermijd je onnodige kosten en maak je het administreren en beheren van contracten leuker – of in ieder geval minder vervelend.

De eerste 4 stappen naar een efficiënte contractadministratie

Hoe zet je dan de eerste stappen en voorkom je dat je steeds tegen dezelfde problemen aanloopt? Hieronder staan een aantal praktische stappen die je direct kunt zetten om een effectieve contractadministratie op te zetten:

1) Breng al je contracten in kaart

Een eerste essentiële stap naar effectief contractbeheer is het creëren van een volledig overzicht van lopende contracten. Zorg ervoor dat je alle actuele contracten verzamelt, vaak heb je daar je collega’s bij nodig.

2) Bepaal hoe én waar je contracten gaat registreren

De belangrijkste oorzaak van een gebrek aan inzicht binnen organisaties is het decentraal vastleggen en beheren van contracten. Voor veel organisaties is de oplossing dan ook eenvoudig: zorg voor een centrale registratie. Daarbij is het cruciaal dat informatie makkelijk toegankelijk is voor de juiste personen, maar ook dat bepaalde informatie is afgeschermd. Houd hier rekening mee bij het opbouwen van een contractarchief.

3) Standaardiseer je werkwijze

Naast een centraal contractarchief helpt het om uniforme werkafspraken te maken voor het registreren van contracten. Dit maakt niet alleen het administreren van contracten eenvoudiger, maar ook het beheren van contracten. Maak afspraken over welke informatie jullie willen vastleggen. Denk aan het ondertekende contract en bijlagen, maar zeker ook gegevens zoals de start- en einddatum, de opzegtermijn, of er sprake is van automatische prolongatie, de met het contract gepaard gaande financiële verplichting en wie de contracteigenaar is.

4) Overweeg contractregistratiesoftware

Wil je een paar vliegen in één klap staan en je contractadministratie zo effectief mogelijk voeren? Dan is het aan te raden om de inzet van contractregistratiesoftware te overwegen. Deze software helpt je om alle contracten overzichtelijk en centraal vast te leggen en toegankelijk te maken of juist af te schermen. Zo verhoog je het gebruiksgemak rondom het vastleggen en beheren van contracten. Het maakt het mogelijk om een uniform proces op te zetten. Bijvoorbeeld door af te dwingen welke informatie minimaal moet worden vastgelegd en wie dat mogen doen, maar ook door met digitale workflows ingediende contracten door de juiste mensen te laten fiatteren. Met het vastleggen van looptijden, opzegtermijnen en contracteigenaren laat je automatisch slimme notificaties sturen, zodat medewerkers op het juiste moment aandacht hebben voor een contract.

Meer grip op financiële contractverplichtingen

Naast dat voor veel bedrijven het missen van een centraal contractarchief de reden is om het proces te optimaliseren, is er ook vanuit financiële afdelingen een drijfveer om de financiële verplichtingen die voortkomen uit contracten in een verplichtingenadministratie vast te leggen. Dit biedt inzicht in de waarde van contracten en de nog te verwachten kosten. Zo heb je met het vastleggen van verplichtingen de mogelijkheid om daar beter op te rapporteren.

Efficiency door facturen af te stemmen met verplichtingen

Het vastleggen van verplichtingen maakt het verwerken van facturen die voortkomen uit contracten een stuk efficiënter omdat je inkomende facturen kan afstemmen met de geregistreerde verplichtingen. Zo kan je ervoor zorgen dat terugkerende facturen sneller kunnen worden verwerkt en niet telkens opnieuw gefiatteerd hoeven te worden als de verplichting al is geaccordeerd. Wanneer jouw contractregistratiesoftware geïntegreerd is met jouw factuurverwerkingssoftware, is dit proces te automatiseren.

Wil jij meer te weten komen over de voordelen die de software met zich meebrengt? Bekijk dan nu de mogelijkheden van Elvy Contractregistratie.

Herken jij dit? Contracten die automatisch verlengd worden terwijl je ze éigenlijk had willen opzeggen. Daar zit je vast niet op te wachten. Daarnaast zijn er nog veel meer redenen om contracten digitaal te registreren op een centrale plek. Onze collega Remco schreef een blog over het optimaliseren van de contractadministratie.

Contractadministratie optimaliseren voor veel organisaties een volgende logische stap

Dagelijks spreek ik organisaties in het MKB die stoeien met de contractadministratie. Veelal ervaren ze dezelfde valkuilen, waardoor ze geen grip hebben op aangegane contracten én de financiële verplichtingen die daarmee gepaard gaan.

Het valt mij op dat dit thema steeds vaker onderwerp van gesprek is én bij financiële afdelingen op de agenda staat om te optimaliseren. Ik merk dat veel organisaties, nu ze hun factuurverwerkingsproces digitaal op orde hebben gebracht, het als een volgende logische stap zien om te optimaliseren. Tijd dus voor een blog om jou ook aan het denken te zetten.

Waarom je optimalisatie van je contractadministratie niet moet uitstellen

Ik zie bij veel organisaties dezelfde valkuilen terugkomen: De registratie van contracten laat te wensen over. Vaak doordat het afsluiten van een contract wel de juiste aandacht krijgt, maar de administratieve afhandeling niét. In de meeste organisaties worden contracten door verschillende afdelingen en personen afgesloten. Als er dan een gebrek is aan werkafspraken of een uniforme werkwijze rondom het vastleggen van contracten zie je overal dezelfde problemen. Het leidt tot inefficiëntie en onnodige kosten.

Meest voorkomende problemen bij een inefficiënte contractregistratie

Zoals eerder beschreven zijn er een aantal problemen die in de meeste organisaties worden ervaren op het moment dat zij hun contractregistratie niet op orde hebben. Herken jij je in onderstaande situaties?

1) De menselijke maat bepaalt

Zonder werkafspraken of proces dat wordt ondersteund met software voor het registreren van contracten, ben je als organisatie overgeleverd aan de discipline van medewerkers. Vaak betekent dit dat niet alle contracten op een centrale plek gearchiveerd worden, waardoor informatie lastig toegankelijk is.

Inzicht in lopende contracten bepaald in welke mate je in staat bent contracten tijdig te evalueren aan de hand van looptijden. Zit je onnodig vast aan automatisch geprolongeerde contracten en is de ontvangst van een factuur het moment om het daar met elkaar over te hebben, dan zijn dat tekenen dat het ontbreekt aan grip op je contractregistratie. En wat als iemand de organisatie verlaat? Hoe wordt de informatie dan overgedragen?

2) Je zadelt elkaar op met onnodig werk

Het besparen op administratief werk door contracten niet goed vast te leggen levert vaak een veelvoud aan werk op. Zo duurt het langer om contracten boven water te krijgen en moet belangrijke informatie vaak handmatig in contractdocumenten worden opgezocht om ernaar te kunnen handelen. Ook met processen rondom het verwerken van gerelateerde inkomende facturen die keer op keer gefiatteerd moeten worden, het verkrijgen van actueel inzicht in budgetten en het opstellen van financiële analyses gaat vaak veel meer tijd zitten dan nodig.

3) Gebrek aan grip en inzicht

Bovenal betekent een gebrekkige contractadministratie dat het ontbreekt aan grip en inzicht. Centraal overzicht heb je nodig in alle lopende contracten met de daaraan ter grondslag liggende afspraken en financiële verplichtingen die eruit voortvloeien. Overzicht zorgt ervoor dat je veel meer grip krijgt op contracten en verantwoordelijke in staat stelt om op de juiste momenten aandacht te hebben voor het contract.

In de praktijk komt het er helaas nog te vaak op neer dat we het registreren van contracten teveel als administratieve last zien. Dat terwijl de nadelen daarvan overduidelijk zijn, dus waarom doen we dat niet slimmer? Het oplossen hiervan is echt makkelijker en goedkoper dan je zult denken.

Zo help je jouw collega’s in een paar stappen een centrale en gestructureerde contractregistratie

In mijn blog ‘Stappenplan voor een effectieve contractadministratie‘ neem ik je mee in hoe jij ervoor kan zorgen dat je snel verbetering toepast in het administreren van contracten en wat het jouw organisatie oplevert. Ben je benieuwd naar onze software? Kijk dan verder naar de informatie over Elvy Contractregistratie.

Heeft jouw bedrijf 100 of meer werknemers in dienst? Dan ben je vanaf 1 juli 2024 verplicht te rapporteren over zowel het zakelijke verkeer als het woon-werkverkeer van jouw werknemers. Deze verplichting, bekend als de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM), is bedoeld om de CO2-uitstoot te meten. Deze nieuwe verplichting kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de manier waarop jouw bedrijf mobiliteitsgegevens verzamelt en rapporteert. Maar wat houdt deze verplichting precies in en hoe kun je je als bedrijf hierop voorbereiden?

Waar komt de rapportageplicht vandaan?

De rapportageplicht is een gevolg van het klimaatakkoord en maakt deel uit van de doelstellingen voor de vermindering van de CO2-uitstoot. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil daarom inzicht krijgen in de hoeveelheid CO2-uitstoot die hieruit voortkomt. Het doel is om tegen 2030 de uitstoot door personenmobiliteit met 1,5 megaton te verminderen.

Wat houdt deze verplichting in?

Vanaf 1 juli 2024 ben je als werkgever verplicht te rapporteren over het zakelijke- en het woon-werkverkeer van jouw medewerkers. Als bedrijf ben je verplicht niet alleen het aantal gereden kilometers te rapporteren, maar ook het gebruikte vervoermiddel en de soort brandstof.

Het indienen van de rapportage gebeurt via het digitale formulier van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). De rapportage moet uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende kalenderjaar worden ingediend bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). Voorbeeld: Uiterlijk 30 juni 2025 moeten de verzamelde gegevens over het jaar 2024 worden ingediend. Het is van belang om alle administratie voor de rapportage te bewaren, ook na het indienen hiervan. Voor deze rapportage gaat binnenkort ook een bewaartermijn gelden.

Wat moet worden gerapporteerd?

Voor de rapportage dien je onder andere de volgende gegevens te rapporteren:

• Type vervoermiddel: auto, (brom)fiets, scooter en openbaar vervoer

• Soortbrandstof: alleen van toepassing bij auto, bromfiets en scooter

• Aantal gereden kilometers per rit

• Daadwerkelijk gemaakte OV-kosten

Wanneer moet er worden gerapporteerd?

De regeling werkgebonden personenmobiliteit is van toepassing op bedrijven met 100 werknemers of meer. Het gaat hierbij om werknemers met een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling van twintig uur of meer per week. Vanaf 1 juli 2024 wordt per bedrijf gecontroleerd hoeveel medewerkers aan deze criteria voldoen. Het aantal werknemers wordt bepaald door alle werknemers van vestigingen met hetzelfde KVK-nummer bij elkaar op te tellen. Dit geldt ook voor werknemers die in het buitenland wonen maar in Nederland werken.

De datum voor het bepalen van het aantal werknemers is voor het jaar waarover je rapporteert. Het maakt niet uit of het aantal werknemers door het jaar verandert. Als je bedrijf minder dan 100 medewerkers telt, dan is deze regeling niet voor jouw bedrijf van toepassing.

Geautomatiseerde werkgebonden personenmobiliteit

Het bijhouden van alle benodigde informatie kan voor jouw bedrijf een uitdaging zijn, zeker omdat het om meer dan 100 medewerkers gaat. Geautomatiseerde oplossingen zoals digitale declaratieverwerking, stroomlijnen dit proces. Met declaratieverwerking wordt het hele zakelijke declaratieproces eenvoudiger.

Elvy Declaratieverwerking is zo’n oplossing voor het registreren van zakelijke kilometers. Werknemers registreren eenvoudig via de declaratie app het vervoermiddel en het soort brandstof van elke rit. Daarnaast voeren zij het begin- en eindpunt in, waarna het aantal kilometers wordt berekend door de integratie met Google Maps. De gegevens worden automatisch bijgehouden in een speciale rapportage lijst, zodat het invullen van de RVO rapportage een stuk eenvoudiger wordt. Elvy Declaratieverwerking zorgt er dus voor dat het verzamelen van mobiliteitsgegevens een stuk efficiënter verloopt!

Conclusie

Als jouw bedrijf 100 of meer medewerkers in dienst heeft, dan ben je verplicht om het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van jouw werknemers te rapporteren en in te dienen bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Dit handmatig bijhouden kost onnodig veel tijd. Met Elvy declaratieverwerking dien je gemakkelijk alle gegevens in.