Blog.

Ieder finance team krijgt ermee te maken: Peppol. Maar wat is Peppol precies? En waarom is dit relevant voor jou? In deze blog leggen we het helder aan je uit, inclusief wat het oplevert en hoe Elvy je kan ondersteunen.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een internationaal netwerk waarmee organisaties snel, veilig en efficiënt e-facturen en andere zakelijke documenten kunnen uitwisselen. Peppol is geen softwareplatform, maar een soort digitale snelweg waarlangs gestandaardiseerde elektronische berichten zoals e-facturen worden verstuurd.

Waarom is Peppol ontwikkeld?

Peppol is in 2008 ontstaan vanuit een EU-initiatief om digitale documentuitwisseling te standaardiseren. Het doel was efficiënter en transparanter zakendoen, destijds vooral bij overheidsopdrachten. Het biedt één uniforme infrastructuur om elektronische documenten, zoals facturen, op een gestandaardiseerde, veilige en efficiënte manier uit te wisselen.

Wie beheert Peppol?

Na succesvolle afronding van het EU-initiatief wordt het netwerk sinds 2012 internationaal beheerd door de OpenPeppol Association. Deze non-profitorganisatie delegeert zijn taken op landniveau naar nationale autoriteiten. Zo is in Nederland de regie en het beheer belegd bij de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). De Rijksinspectie Digitale Infrastructuur houdt onafhankelijk toezicht op de NPa en deze vitale digitale infrastructuur voor digitaal zakendoen.

Waarom is Peppol voor mij belangrijk?

Inmiddels is het netwerk wereldwijd uitgegroeid tot dé standaard voor digitale uitwisseling van e-facturen en wordt Peppol steeds meer ingezet voor B2B transacties. Toch verloopt ondanks de vele voordelen die Peppol te bieden heeft, de adoptie traag, maar daar komt nu door wet- en regelgeving verandering in.

Wet- en regelgeving als belangrijke drijfveer voor adoptie Peppol

Hoewel Peppol zelf geen wet is, maar een afsprakenstelsel en netwerkstandaard grijpt Peppol direct in op wet- en regelgeving rondom e-facturatie, omdat Peppol daarbij vaak als de aangewezen infrastructuur geldt.

Zo zijn er vanuit de EU-richtlijn 2014/55/EU en de Aanbestedingswet 2012 al langere tijd verplichtingen voor e-facturatie aan rijksoverheden en aanbestedende diensten.

Toekomstige regelgeving zoals ViDA (Vat in the Digital Age) gericht op het moderniseren van het btw-systeem in de Europese Unie brengt e-facturatie voor B2B in een stroomversnelling.

In diverse landen om ons heen, zoals België waar B2B e-facturatie via Peppol per januari 2026 verplicht wordt, zijn er al geldende of geplande verplichtingen voor B2B e-facturatie. En ook in Nederland wordt gewerkt aan toekomstige verplichtingen. Zo is e-facturatie op basis van de Europese Richtlijn vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Nederland streeft ernaar deze verplichting ook uit te breiden naar alle binnenlandse B2B-transacties.

Hoe werkt Peppol technisch?

Peppol is een wereldwijd netwerk van Access Points die fungeren als de technische toegangspoorten tot het beveiligde netwerk. Access Points verzorgen daarmee de technische functie om op een veilige manier berichten van het ene naar het andere Access Point te versturen. Daarbij valideren ze of berichten die over het netwerk worden verstuurd voldoen aan de geldende afspraken.

De toegang tot een Peppol Access Point wordt als dienst geleverd door Peppol serviceproviders. Een serviceprovider draagt onder andere zorg voor de technische aansluiting en registratie van organisaties op het netwerk.

Peppol serviceproviders mogen deze diensten alleen aanbieden wanneer ze hiervoor zijn gecertificeerd door een nationale Peppol-autoriteit, zoals de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). Veel softwareleveranciers van factuurverwerkingssoftware, ERP- en boekhoudsoftware zijn zelf Peppol serviceprovider of daarop aangesloten, zodat facturen vanuit hun software kunnen worden verzonden en ontvangen.

Service Metadata Publisher

Om e-facturen over het Peppol netwerk te kunnen versturen en ontvangen, moet je als organisatie geregistreerd staan in het adresboek van Peppol. Dit noemt men SMP (Service Metadata Publisher). De registratie op het Peppol netwerk regel je via je serviceprovider. Daarmee verkrijg je een unieke Peppol-ID, jouw adres op het netwerk. Voor Nederlandse bedrijven is het Peppol-ID vaak gebaseerd op een prefix gevolgd door het KVK-nummer of btw-nummer van de organisatie.

De infrastructuur van het Peppol netwerk is gebaseerd op het 4-cornermodel. Dit betekent dat er in tegenstelling tot hoe nu vaak berichten direct worden uitgewisseld tussen verzender en ontvanger, er altijd wordt gecommuniceerd via de serviceproviders (Access Points) waarop de verzender en ontvanger zijn aangesloten. Zo verloopt de communicatie altijd van de verzender (corner 1) naar het Access Point van zijn serviceprovider (corner 2) die het bericht aflevert bij het Access Point van de serviceprovider van de ontvanger (corner 3). Deze serviceprovider zorgt er vervolgens voor dat het bericht kan worden verwerkt door de ontvanger (corner 4).

Dit model voorkomt daarmee dat organisaties telkens onderling afspraken moeten maken over de manier waarop en in welke vorm informatie wordt uitgewisseld. In plaats daarvan sluit je eenmalig aan op Peppol en kunnen berichten worden uitgewisseld met iedere organisatie die wereldwijd is aangesloten. Peppol gaat dus uit van het ‘connect once, reach all’ principe, waardoor het veel efficiënter en betrouwbaarder is.

Wat zijn de voordelen van Peppol voor finance teams?

Voor finance professionals draait het om controle, snelheid en betrouwbaarheid. Peppol helpt daar direct bij.

Minder handmatig werk

Facturen die via Peppol binnenkomen zijn al digitaal gestructureerd. Binnen het Peppol-netwerk wordt gewerkt met het BIS (Business Interoperability Specifications) formaat, gebaseerd op UBL, maar met aanvullende eisen voor validatie en velden. Door deze digitale en gestructureerde data wordt het verwerken van e-facturen voor jou als ontvanger een stuk makkelijker ten opzichte van ongestructureerde PDF’s. Dat bespaart tijd en fouten.

Snellere verwerking

De e-facturen worden automatisch via het Peppol-netwerk afgeleverd in jouw factuurverwerkingssoftware. Eenvoudige, recht-toe-recht-aan facturen kunnen vrijwel automatisch worden geboekt. Maar ook als het gaat om complexere facturen biedt een e-factuur veel meer mogelijkheden om te automatiseren, tijd te besparen en de kwaliteit te verbeteren. Zo kan je met de software van Elvy e-facturen automatisch op regelniveau 3-way matchen met inkooporders en ontvangsten óf de bron-e-factuur mappen naar de juiste uitgesplitste boeking in jouw administratie. Zo houd je grip op verbijzonderingen en voorkom je dat facturen blijven liggen of verkeerd worden verwerkt.

Beter voor compliance

Peppol vereist gestructureerde data en laat altijd zien wie de afzender is. Dat maakt fraude vrijwel onmogelijk en zorgt voor een sluitende audit trail. Ideaal voor organisaties die auditproof willen werken en willen voldoen aan wet- en regelgeving zoals VIDA.

Hoe ondersteunt Elvy in de praktijk?

Elvy is volledig Peppol-ready. Wanneer je Peppol in jouw Elvy activeert, profiteer je snel van de voordelen van Peppol en de functionaliteiten om facturen écht automatisch te verwerken.

Peppol-integratie in Elvy

E-facturen die je ontvangt over het Peppol-netwerk worden direct in Elvy Factuurverwerking beschikbaar voor (automatische) verwerking.

Met de functionaliteiten in Elvy verwerk je ontvangen facturen eenvoudig naar de juiste boeking in jouw administratie, worden fiattering workflows automatisch gestart en heb je met een uitgebreide audit-trail ieder moment inzicht in de status en gebeurtenissen per factuur.

• Eén proces voor alle facturen die je ontvangt, of ze nu als PDF per e-mail binnenkomen of via Peppol;

• Geavanceerde functionaliteiten voor het écht automatisch boeken van facturen

  • Automatisch herkennen en classificeren van data

  • Matchen met bestellingen, ontvangsten en verplichtingen

  • Mappen van data naar de voor jou juiste boeking

• Slimme procuratieflows op basis van o.a. crediteur, codering van de boeking en bedrag, met automatische (de)blokkade van de openstaande post

• Volledig archief, complete audit trail en integratie met jouw boekhoud- en ERP-software

Klaar voor de toekomst van e-facturatie

Peppol is geen trend, maar een internationale standaard waar finance teams, gedreven door wet- en regelgeving, de ontwikkelingen in andere landen én eigenlijk vooral vanwege de voordelen die het hen oplevert, nu al op moeten anticiperen.

Werk je nog te veel handmatig en is je proces nog niet ingericht op dit hybride tijdperk? Dan is dit hét moment om een stap te maken en Elvy helpt je daarbij.

Ontbreekt in jouw processen ook een systeemintegratie dat ervoor zorgt dat je onnodig veel tijd moet besteden aan het verwerken van inkoopfacturen? Dan is dit blog geschreven voor jou!

Match inkoopfacturen geautomatiseerd met data uit jouw (maatwerk) ERP

Zou jij inkoopfacturen geautomatiseerd willen afstemmen en verwerken, maar beschik je niet over factuurverwerkingssoftware die integreert met zowel jouw boekhoudsoftware als jullie ERP, WMS, TMS of maatwerk Systeem? Dan resulteert dit vaak in een inefficiënte verwerking van inkoopfacturen.

Medewerkers moeten handmatig gegevens verzamelen om een factuur te kunnen 3-way-matchen en dit neemt onnodig veel tijd in beslag. Bovendien zorgt de menselijke interpretatie voor een verhoogde foutkans. Gelukkig kan dat anders!

API maakt het mogelijk om te koppelen aan ieder (ERP) systeem

De vorige generatie factuurverwerkingssoftware koppelt vaak uitsluitend met een boekhoudpakket, maar de stand van de techniek staat gelukkig niet stil. Zo zijn er steeds betere technieken die, voorheen complexe integraties, vereenvoudigen. Dit biedt nieuwe mogelijkheden, óók op het gebied van factuurverwerking.

Door gebruik te maken van een API (Application Programming Interface) kunnen twee applicaties met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen. Het werkt zo simpel als een vraag en antwoord. De ene applicatie stelt een vraag, de ander koppelt een antwoord terug. Dit kan gemakkelijk, omdat de manier waarop vragen kunnen worden gesteld en antwoorden worden verstrekt, vooraf zijn afgesproken. Zo kan informatie gemakkelijk worden uitgewisseld en geïnterpreteerd.

Wat betekent dit voor jouw factuurverwerkingsproces?

Heel veel positiefs! De systeemintegratie versnelt de digitale factuurverwerking door informatie uit de verschillende systemen (denk aan jouw inkoopsysteem en jouw boekhouding) op de juiste momenten te presenteren en toe te passen.

Aan de hand van de herkenning van leverancier en inkoopreferentie op de inkoopfactuur, wordt geautomatiseerd de inkooporder- en ontvangstinformatie opgevraagd uit jouw systeem. Dit maakt het mogelijk om de gefactureerde artikelen, aantallen en prijzen af te stemmen met de bestelde artikelen, aantallen en prijzen, maar ook met de ontvangen aantallen. Inkoopfacturen verwerk je een stuk sneller door deze automatisering. Daarnaast worden facturen die succesvol gematchd zijn, automatisch geboekt én automatisch gefiatteerd. Dat zorgt helemaal voor veel efficiëntie!

Facturen die niet één op één matchen, of buiten de gestelde marges vallen, worden daarnaast automatisch aangeboden aan de juiste collega’s om te behandelen. Zij kunnen gepaste acties ondernemen en jij hebt altijd inzicht in de facturen die onderhanden zijn.

Inkoopfacturen worden door de integratie met jouw boekhoudsysteem op correcte wijze verwerkt aan de hand van de afsteminformatie uit jouw operationele systeem. Jouw systeem kan vervolgens weer worden gevoed met de factuurverwerkingsdata, zodat ook je operatie altijd beschikt over de juiste informatie en bijvoorbeeld de digitaal gearchiveerde factuur.

De voordelen van het geautomatiseerd verwerken van inkoopfacturen

• De systeemintegratie zorgt voor minder handelingen en dus tijdwinst

• Er zijn minder menselijke handelingen waardoor het proces minder foutgevoelig is

• Facturen die succesvol gematcht zijn, worden automatisch gefiatteerd

• Focus op de facturen welke niet matchen, de rest gaat geautomatiseerd

• Controle op en inzicht in facturen in omloop

• Up-to-date boekhouding en operationeel systeem

Conclusie

Door de inzet van een extra integratie kan er geautomatiseerd informatie tussen het boekhoudsysteem en een (maatwerk) ERP systeem gewisseld worden. Dit resulteert in snellere factuurverwerking van inkoopfacturen. Daarnaast voorkom je menselijke fouten en is je financiële administratie up-to-date! Wil je meer informatie over deze integratie? Ontdek de mogelijkheden van Elvy voor het matchen van inkoopfacturen met inkoopdata of neem contact met ons op om dit verder toe te lichten specifiek voor jouw organisatie!

In veel MKB-bedrijven loopt de financiële administratie dagelijks tegen dezelfde knelpunten aan: facturen die zich opstapelen of zoekraken, ontbrekende bonnen en een inefficiënte fiattering met verlate betalingen of vertraagde inzichten in onder andere de cashflowpositie tot gevolg

Voor finance teams zijn grip, controle en voorspelbaarheid cruciale voorwaarden om te kunnen sturen. Toch glipt dat overzicht in de praktijk vaak weg.

De oorzaak? Een combinatie van verouderde processen, gefragmenteerde informatie en een te grote afhankelijkheid van handmatig werk. In deze blog nemen we je mee in waar het misgaat, wat dit betekent voor de financiële slagkracht van je organisatie en hoe je grip terugwint door gerichte procesautomatisering.

1. Te veel handmatig werk, te weinig procesautomatisering

Veel administratieve teams leunen nog sterk op handmatige verwerkingsstappen: Bijvoorbeeld door de facturen inbox door te moeten spitten, facturen af te drukken, te coderen en handmatig in te boeken. Ook worden facturen vaak nog fysiek of per e-mail gestuurd ter fiattering.

Dit brengt drie structurele risico’s met zich mee:

• Menselijke fouten: facturen worden over het hoofd gezien in de mailbox, facturen worden fout of dubbel ingevoerd.

• Tijdverlies: Het verwerken en controleren van facturen kost meer tijd en het goedkeuren duurt onnodig lang en is onoverzichtelijk.

• Beperkte schaalbaarheid: het proces kan niet meegroeien met een toenemende factuurstroom

Hoe groter het volume, hoe groter de kans op fouten en tijdverlies, des te meer potentie voor vooruitgang.

Oplossing: zet in op een geautomatiseerde factuurverwerking. Laat slimme technologie jouw facturen automatisch herkennen, data classificeren en de factuur juist coderen. Factuurverwerkingssoftware zorgt er zo geïntegreerd met jouw boekhoud- en ERP systemen voor dat met veel minder handwerk de boeking automatisch wordt aangemaakt en wordt afgestemd met bestel- en ontvangstinformatie uit je ERP. Combineer dit met digitale workflows die automatisch de juiste fiatteurs om akkoord vragen met geautomatiseerde (de)blokkade van de openstaande post en je hebt een gestroomlijnd en vergaand geautomatiseerd proces met meer grip en inzicht dan je ooit hebt gehad. Het verkort de doorlooptijd, verhoogt de datakwaliteit en maakt je administratie schaalbaar.

2. Inzicht komt te laat

Wanneer facturen blijven hangen of data verspreid staan over meerdere systemen, ontstaat er een informatieachterstand. Hierdoor lopen cashflowoverzichten achter, zijn betalingsverplichtingen onvolledig in beeld en ontbreekt de mogelijkheid om tijdig te anticiperen op financiële risico’s of kansen.

Voor finance managers betekent dit dat beslissingen over investeringen, liquiditeitsplanning of leveranciersbetalingen, gebaseerd worden op achterhaalde of onvolledige cijfers.

Oplossing: implementeer een centrale financiële cockpit met real-time dashboards en rapportages. Door je factuurverwerkingssoftware te integreren met je financieel softwarepakket of ERP-omgeving ontstaat er één bron van waarheid. Hierdoor zijn cashflowprognoses, leveranciersverplichtingen en KPI’s als DPO (Days Payable Outstanding) altijd up-to-date, waardoor je proactief kunt sturen in plaats van reactief te reageren.

3. Het proces is afhankelijk van mensen

Ziekte, vakantie of vertrek van een cruciale medewerker kan het proces rondom het verwerken en goedkeuren van facturen flink verstoren. Documenten raken zoek en betalingskortingen en vervaldata worden gemist. Niet omdat mensen hun werk niet goed doen, maar omdat het proces zelf niet robuust genoeg is. In een handmatige setting bestaan goedkeurings- en betaalcycli vaak uit persoonlijke e-mails, fysieke handtekeningen en ad-hoc takenlijsten. Dit is niet schaalbaar, niet voorspelbaar en risicovol bij audits.

Oplossing: digitaliseer en standaardiseer de workflow. Met automated routing rules voor faittering zorg je ervoor dat facturen altijd in de juiste goedkeuringsstroom belanden. Met duidelijke rollen, rechten en delegeeropties bij geplande afwezigheid zorg je er ongeacht de personele bezetting voor dat het proces gewoon blijft doordraaien.

4. Finance werkt los van andere afdelingen

Factuurverwerking raakt niet alleen finance, maar bijvoorbeeld ook inkoop en projectmanagement. In veel organisaties werken deze afdelingen onvoldoende digitaal samen of in gescheiden systemen.

Dit leidt tot onnodig en vaak handmatig uitzoekwerk, miscommunicatie en incomplete gegevens. Denk bijvoorbeeld aan facturen die moeten worden gecontroleerd of ze aansluiten op inkooporders en ontvangsten. Facturen die moeten worden afgestemd met verplichtingen die voortkomen uit contracten of facturen met kosten die verbijzonderd moeten worden naar de juiste kostenplaats en projecten. Een gebrek aan integratie zorgt ervoor dat handmatig data uit andere systemen moet worden vergeleken of informatie bij collega’s moet worden opgehaald. En dat duurt onnodig lang en gaat vaak mis.

Oplossing: integreer factuurverwerking met je ERP-systeem. Waardoor bijvoorbeeld 3-way matching (controle van de factuur met de inkooporder en ontvangst) geautomatiseerd kan worden. Door de factuur af te stemmen met je inkoop, project of verplichtingenadministratie en de data daaruit te gebruiken voor het coderen van de boeking, valt veel tijd te winnen en worden foutieve boekingen vrijwel onmogelijk. Alle betrokken afdelingen werken met dezelfde gestructureerde informatie, wat samenwerking versnelt en de datakwaliteit verhoogt.

Meer grip begint bij betere tools en procesdiscipline

Technologie is slechts één kant van het verhaal. Zonder heldere procesafspraken, goede masterdata en een cultuur waarin iedereen begrijpt waarom compliance en datakwaliteit belangrijk zijn, blijft automatisering suboptimaal benut.

Bij Elvy zien we dagelijks dat organisaties die investeren in zowel technologie als procesdiscipline, het snelst groeien in overzicht, snelheid en betrouwbaarheid. Onze software automatiseert factuurverwerking van A tot Z, biedt naadloze integraties met boekhoudsoftware en ERP systemen, maar belangrijker nog: We helpen organisaties het proces echt te begrijpen en optimaliseren. We kennen de bottlenecks, helpen organisaties deze te begrijpen en op te lossen. Zelfs wanneer de praktijk wat weerbarstiger is. Want alleen wanneer je het spel op de juiste manier speelt gaat technologie écht voor je werken.

Conclusie: van reactief naar proactief financieel sturen

Grip verliezen op je financiële administratie is geen kwestie van onkunde, maar van processen die niet meegegroeid zijn met de complexiteit en snelheid van de business of stand van de technologie. Door factuurverwerking te automatiseren, workflows te digitaliseren en je administratie te koppelen aan de rest van de organisatie, transformeer je finance van een uitvoerende kostenpost naar een strategische businesspartner.

Wil je weten hoe jouw organisatie zijn slagkracht kan terugwinnen en behouden? Neem contact met ons op!

Je ziet het steeds vaker voorbijkomen: spookfacturen. Dit zijn nepfacturen die bijna niet van echt te onderscheiden zijn. Criminelen slaan vooral toe in de vakantieperiodes. Zij gaan er dan vanuit dat het vervangend personeel niet de ervaring heeft om een spookfactuur te ontmaskeren. Oplichters verdienen hier snel geld mee en jouw organisatie is er de dupe van. Hoe kun je dit voorkomen?

Iedere ondernemer ontvangt vroeg of laat wel eens een neppe factuur, ofwel een spookfactuur. Deze facturen zijn vaak niet van echt te onderscheiden, bijvoorbeeld doordat woorden of logo’s lijken op andere facturen. Er zijn twee soorten spookfacturen waar je beiden voor moet oppassen:

1. De factuur blijkt een offerte te zijn

Op deze wijze van fraude blijkt de factuur een offerte te zijn. Dit lees je in de welbekende kleine lettertjes. Je hoeft deze factuur dus niet te betalen, maar je gaat een overeenkomst aan met de afzender als je dit per ongeluk wel doet. Uiteraard is dit strafbaar. Er moet duidelijk op het document staan dat het een offerte betreft, wat de totaalkosten zijn en wat de looptijd van de overeenkomst is. Maar toch komt deze vorm van fraude nog voor.

2. Een factuur zonder tegenprestatie

Een veelvoorkomende spookfactuur is een factuur zonder tegenprestatie. Je ontvangt bijvoorbeeld een rekening van een dienst die je regelmatig afneemt, alleen is deze keer de fraudeur de afzender. Vaak zijn dit facturen die lijken op betrouwbare ondernemingen, alleen is er een wijziging in het bankrekeningnummer gemaakt.

Hoe kan je deze vorm van fraude voorkomen?

Vaak gaat het bij spookfacturen om relatief kleine bedragen, omdat je deze facturen misschien minder streng controleert dan facturen met grote bedragen. Toch wil je er natuurlijk niet intrappen! En om nu alle kleine lettertjes te lezen, de afzender te checken en per factuur de bankrekeningnummers te controleren… Niet zo efficiënt als je veel facturen ontvangt.

– Check de mogelijkheden in je factuurverwerkingssoftware

Wanneer je veel facturen ontvangt, maak je hoogstwaarschijnlijk gebruik van een softwarepakket voor jouw factuurverwerking. Check hierbij de mogelijkheden of er een melding ingeschakeld kan worden wanneer het bankrekeningnummer wijzigt ten opzichte van voorgaande facturen. Krijg je dit signaal van de software? Dan is het aan jou om de factuur even goed te controleren óf eventueel contact op te nemen met jouw leverancier.

– Stel een goede fiatteringsstroom in

Twee weten meer dan één en zien meer dan één, dat is een feit. Wanneer je jouw facturen laat fiatteren voordat deze betaald worden, is de kans kleiner dat de spookfactuur betaald wordt. Zorg ervoor dat jouw factuurstromen middels een efficiënte fiatteringsstroom ingericht wordt, bijvoorbeeld op basis van bepaalde boekingsgegevens. Dan blijf je ook nog efficiënt werken.

– Stem bestellingen en ontvangsten op elkaar af

Laat in jouw factuurverwerkingssysteem de bestellingen, ontvangsten en de facturen met elkaar matchen. Deze 3-way-matching kan vaak binnen de factuurverwerkingssoftware. Hierdoor zie je of er daadwerkelijk bepaalde bestellingen gedaan en ontvangen zijn. Is er geen match? Dan kan jij nagaan waar dit probleem zit.