Factuurverwerkingsproces.

Veel facturen ontvang je waarschijnlijk per mail. Als PDF, e-factuur, of als ander bestand. Elvy haalt deze facturen automatisch uit jouw mailbox op. Daar hoef je zelf niets voor te doen. Ontvang je nog papieren facturen? Scan deze dan in, want ook gescande documenten herkent Elvy.

Jouw factuur staat nu in Elvy. Tijd om te herkennen! Met behulp van OCR software in Elvy wordt jouw factuur razendsnel herkend. De herkende gegevens gebruiken we om het inboeken van de factuur een stuk sneller te laten verlopen. Levert jouw leverancier een e-factuur (UBL/XML) aan, dan leest Elvy die gegevens uit en gebruikt Elvy de PDF voor de visuele weergave en verwerking.

Elvy doet een boekingsvoorstel om richting jouw financiële administratie te zenden. Aan jou nu de taak om dit te controleren en, indien noodzakelijk, een kleine aanpassing te doen. Ben je akkoord met het voorstel? Dan is op het moment dat jij op ‘akkoord’ klikt, de boeking verwerkt in jouw financiële administratie en voegen we de factuur als bijlage toe. Elvy heeft namelijk een real-time koppeling met jouw financiële software. We zorgen er nog wel voor dat de factuur in jouw financiële software geblokkeerd wordt voor betaling. Waarom deze betalingsblokkade? Dat vertellen we je in stap 4.

Voordat een factuur op de betaaladvieslijst komt, wil je de factuur wel (laten) goedkeuren voor betaling. Elvy zorgt ervoor dat de factuur terecht komt bij de juiste fiatteur(s). Deze fiatteringsstroom bepaal je vooraf bij inrichting, zodat je daar tijdens het verwerken van facturen niet meer aan hoeft te denken. Fiatteringstromen kunnen bepaald worden aan de hand van geboekte grootboeken, projecten, kostenplaatsen, bedragen, of andere gegevens.

Is de factuur gefiatteerd? Dan wordt de boeking vrijgegeven voor betaling in jouw financiële software.

De betaalblokkade is van de boeking. Je weet nu zeker dat deze factuur betaald mag worden. Dit betaalproces doe je zoals je gewend bent vanuit je financiële software. Je zult ervaren dat het factuurverwerkingsproces op deze manier een stuk efficiënter, inzichtelijker en gemakkelijker verloopt!